Ich wechselte zu Proton aus Datenschutzgründen… blieb aber aus anderen.

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Die Ausgangslage: ein Mailserver, der mir gehört – und nervt

Jahrelang lief meine Mail über einen eigenen Mailserver bei All-Inkl. Die Idee war es möglichst günstig, möglichst viel Datenkontrolle zu haben. Meine Daten, mein Server, mein Ding. Die Features sind mehr als rudimentär. Emails versenden, Emails erhalten, die Option sie manuell in einen Ordner zu packen, und die Suchfunktion? Es war leichter mich manuell durch 37 Seiten Emails zu boxen als etwas mit der Suchfunktion zu finden. Ebenso die Suche nach Absendern oder Empfängern war unmöglich, solange sie nicht als Kontakt angelegt war oder sie ihren Namen in einer Signatur hatten. Eine schlechtere Suchfunktion habe ich bisher nur bei Outlook gesehen, aber um die soll es hier gar nicht gehen. Somit ja, Webmail funktioniert, aber auch mein erster Nissan Micra von 1996 funktionierte. Der hatte allerdings Charme.

Außerdem ist’s auch ein bisschen zach.

Ich bin auch nur ein Mensch. Neben Buchhaltung, Marketing, Meetings und meiner tatsächlichen Arbeit, auch noch einen eigenen Mailserver und die Konfigurationen im Überblick zu behalten ist schon nicht nichts. Vorallem als One-Man-Show.

Was ist somit die Lösung?

Nachdem ich über die Jahre bei Kunden und Kollegen reingespickt habe und nach deren Erfahrungswerten fragte, erhielt ich die zwei klassischen Optionen:

• Gmail: nette features, aber die UX hat mich nie abgeholt. Das Handling war konter allem was ich gewohnt war und selbst nach 3 Jahren Privatnutzung konnte ich mich nie damit anfreunden.
• Outlook? Outlook halt. Selbst einige Jährchen Erfahrung sammeln dürfen, als Admin für Unternehmen, aber auch als Nutzer als Unternehmensmitarbeiter. Microsoft hat viel Arbeit in ein durchdachtes Ökosystem gepackt, allerdings hatte ich immer das Gefühl der User war Ihnen nicht von Interesse, nachdem er einmal abonniert hat. Denke nicht, dass Outlook und ich noch Freunde werden.

Abseits der Nutzererfahrung ist dann doch aber noch dieses andere Thema.

Deine Daten bei US-Konzernen

Ich halte meine Emails oder Geschäftsdaten ja nicht für sonderlich Interessant für Dritte. Das heißt aber nicht, dass es keine Unternehmen gibt die SEHR interessante Daten haben. Dennoch gibt es (mMn.) Basic Features die Emailprovider haben sollten, um das unsericherste Kommunikationsmedium unserer Zeit ein wenig sicherer zu gestalten. PGP und Encryption-at-rest sind keine neue Konzepte, allerdings ist eine Verschlüsselung deiner E-Mails von Haus aus, auch ein aussperren von Datensammlern. Und als Datensammler E-Mail Provider, ist das natürlich schlecht für’s Geschäft.

Aber für Firmen gelten andere Regeln

Selbst in Enterprise Plänen in denen von Datenschutz und Geheimhaltung erzählt wird, werden gewisse Daten, Nutzerverhalten und Meta Daten immernoch getrackt und geloggt. Natürlich unter dem Deckmantel die Nutzererfahrung verbessern zu wollen, aber irgendwie scheinen mir diese Verbesserungen selten durchzusickern.

Somit sind wir back to zero, oder etwa nicht? Selfhosting von OSS all the way?

Und dann war da Proton

Ich bin aus ethischen Gründen zu Proton gekommen. Europäisches Unternehmen, Sitz in der Schweiz, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Geschäftsmodell aus Abos statt aus meinen Daten. Das war der Grund für den Wechsel.

Der Grund zu bleiben war ein anderer: Als alles eingerichtet war, saß ich da und war ehrlich beeindruckt von UX und UI. Damit hatte ich nicht gerechnet. Ich nutzte schon ungefähr jeden großen Email Anbieter im Internet, Yahoo, Gmail, Gmx, Outlook, und das webmail von 5 verschiedenen Hostingunternehmen. Alle fühlten sich nicht so richtig an wie Proton. Eine aufgeräumte Oberfläche, durchdachte Abläufe, Kalender und Drive gleich mit dabei. Und das beste: Es tut sich etwas. Es gibt eine Roadmap für Features, neue Apps von Proton integrieren direkt und eine Anlaufstelle für Feature Requests der Community. Schön.

Für mich war Proton damit die Brücke, die ich gesucht habe: die Kontrolle, die ich vom eigenen Mailserver kannte, der Datenschutz, den ich aus Überzeugung will, und eine Nutzerfreundlichkeit, die den Alltag schwerer macht, als er eh schon ist.

Wo Proton seine Grenzen hat

Damit das hier keine Werbebroschüre wird:

Die Verschlüsselung hat seinen Preis. Externe Apps können nicht reinschauen. Einerseits gut, andererseits schließt es die möglichkeit für konnektoren und programmatische Zugriffe. Somit keine n8n Flows, keine Trigger, keine Automatisierungen mit anderen Apps. In manchen Geschäftsfeldern ein Dealbreaker.

Ähnliches Problem: SSO. Wer in der Arbeit oder Privat gerne Single Sign On Logins von Google, Mircosoft oder Apple nutzt, wird mit Proton keine Freude haben. Unlängst kam Unterstützung für SAML, bzw. einem Umweg Microsoft’s EntraID zu nutzen, aber wer sich mit diesen Technologien auskennt, ist für meinen Blog vermutlich überqualifiziert.

Über das gesamte Ökosystem merkt man auch das junge Alter. Selbst wenn Proton die letzten zwei Jahre Gas gegeben hat, mit neuen Suite Releases: Docs, Sheets, Lumo AI und Meet, und diese langsam aber stetig die Google Workspace Suite abdeckt, merkt man die Unreife eben dieser neuen Tools. Für einen Nutzer der gerne Mal an der “Bleeding Edge” neuer Technologien lebt, ein kleiner Preis. Für Unternehmen die mit “New Outlook” schon Change Manangement Schwierigkeiten hatten, eher nichts.

Proton bietet zum Einstieg eine kostenlosen Mail Tier, wer allerdings beruflich Emails nutzt, kommt an einem kostenpflichtigen E-Mail Provider nicht vorbei und da steht Proton im Vergleich gar nicht so schlecht da.

Für wen das passt – und für wen nicht

Wenn du von Gmail oder Outlook kommst und dir Datensouveränität wichtig ist, ist Proton aus meiner Sicht der angenehmste Umstieg, den es gerade gibt. Du verlierst wenig Komfort und gewinnst ein gutes Gewissen plus ein UI, das dir nicht ständig etwas verkaufen will.

Wenn du tief in Google Workspace oder Microsoft 365 steckst – mit Team, geteilten Docs, dem ganzen Apparat – ist der Wechsel ein größeres Projekt. Machbar, aber nichts für einen Nachmittag. Und wenn du wie ich vorher einen eigenen Mailserver betreibst: Du gibst ein Stück Selbst-Hosting-Romantik ab und bekommst dafür Werkzeuge, die sich nach 2026 anfühlen statt nach 2006.

Ich habe den Tausch nicht bereut.

Für Interessierte: hier ein Link zu Proton Workspace